3. Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten geschieht in Abhängigkeit des Kontaktweges. Hierbei kann zwischen Kontaktaufnahme per E-Mail, per Kontaktformular, per Brief oder Telefon (Hotline) unterschieden werden.

3.1 Kontaktaufnahme mit dem BMWK per E-Mail

Die Kontaktaufnahme mit dem BMWK per E-Mail ist neben den personengebundenen dienstlichen E-Mail-Adressen der Beschäftigten und diversen Funktionspostfächern auch über diese zentrale E-Mail-Adresse möglich: info@bmwk.bund.de. Die IP-Adresse des Absenders wird dabei erfasst. Daneben werden Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage an uns übermittelt. Die an diese zentrale Adresse gesandten und in der für die zentrale Nachrichtenverteilung zuständigen Organisationseinheit gespeicherten personenbezogenen Daten werden an die zuständigen Organisationseinheiten des BMWK weitergeleitet und nach einem Jahr gelöscht. Zur Kontaktaufnahme mit dem Team Bürgerdialog und dem Besucherservice wird auf 3.3 und 3.4 verwiesen.

In den Organisationseinheiten werden die von Ihnen übermittelten Daten (zum Beispiel: Name, Vorname, Anschrift), zumindest jedoch die E-Mail-Adresse, sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive gegebenenfalls von Ihnen selbst übermittelter personenbezogener Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Dies erfolgt gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung dieser Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Die Verwendung der IP-Adresse findet ausschließlich im Rahmen staatlicher Strafverfolgungs- und Gefahrenabwehrmaßnahmen unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen statt.

3.2 E-Mail-Adressen ohne BMWK-Bezug

Auf der Internetseite des BMWK werden auch E-Mail-Adressen von Dritten zu Fachthemen bereitgestellt. Diese Adressen enthalten nicht "bmwk.bund.de" nach dem @. Sofern Sie eine dieser Adressen zur Kontaktaufnahme verwenden, liegt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht im Verantwortungsbereich des BMWK. Bei Fragen bezüglich des Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten durch diesen Dritten wenden Sie sich bitte entsprechend an diesen.

3.3 Kontaktaufnahme über das Kontaktformular des Team Bürgerdialog

Sie können über die Internetseite des BMWK mit Hilfe des hier zu findenden Formulars Kontakt mit dem Team Bürgerdialog des BMWK aufnehmen. Die Angabe der Anschrift ist optional und ermöglicht uns - soweit von Ihnen ausdrücklich gewünscht - die Bearbeitung Ihres Anliegens auf postalischem Weg. Die IP-Adresse des Absenders wird erfasst. Dies erfolgt auch beim Absenden einer herkömmlichen E-Mail an die Adresse buergerdialog@bmwk.bund.de. Daneben werden Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage an uns übermittelt.

Mit der Aktivierung der Checkbox und dem Absenden des Kontaktformulars erklären Sie sich gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO mit der Übermittlung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der IP-Adresse einverstanden. Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten dienen der Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verwendung der IP-Adresse findet ausschließlich im Rahmen staatlicher Strafverfolgungs- und Gefahrenabwehrmaßnahmen unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen statt.

Bei Nutzung des Kontaktformulars des Teams Bürgerdialog wird der Inhalt der Datenfelder ausschließlich dem Team Bürgerdialog des BMWK übermittelt.

Die Übermittlung der Inhalte des Kontaktformulars des Teams Bürgerdialog erfolgt über eine verschlüsselte https-Verbindung.

Sollten wir eine Nachricht über das Kontaktformular des Team Bürgerdialog erhalten, gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten müssen Sie uns ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation hinweisen.

Die Bearbeitung erfolgt zentral durch die Mitarbeiter/innen des Teams Bürgerdialog. Die Fachreferate des BMWK unterstützen bei der Bearbeitung bei Bedarf. Im Bürgerdialog werden die von Ihnen übermittelten Daten (zum Beispiel: Name, Vorname, Anschrift usw.) sowie die in der E-Mail enthaltenen Informationen (inklusive gegebenenfalls von Ihnen übermittelter personenbezogener Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert, gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Wenn Sie sich im Kontaktformular einverstanden erklärt haben, dass Ihre Anfrage – soweit erforderlich – auch an andere Landes- und Bundesbehörden zur Beantwortung Ihrer Anfrage weitergeleitet werden kann, so erfolgt diese Weitergabe unter Wahrung des Datenschutzes.

Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sein, können Sie den Kontaktvorgang bis zum Absenden jederzeit abbrechen. Es erfolgt dann keine Speicherung Ihrer Daten. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang ihres Widerrufs unberührt.

3.4 Kontaktaufnahme über das Kontaktformular des Besucherservice

Das BMWK empfängt regelmäßig Gruppen zu einem Informationsbesuch. Soweit Sie das Kontaktformular des Besucherservice zur Kommunikation verwenden, ist die Angabe einer Anrede, Ihres Namens und Vornamens, Ihrer E-Mail-Adresse, Telefonnummer sowie Terminwunsch und Teilnehmeranzahl erforderlich. Ohne diese Daten kann Ihr per Kontaktformular übermitteltes Anliegen nicht bearbeitet werden. Die IP-Adresse des Absenders wird dabei erfasst. Dies erfolgt auch beim Absenden einer herkömmlichen E-Mail an die Adressen buergerdialog@bmwk.bund.de und besucherservice@bmwk.bund.de. Daneben werden Datum und Uhrzeit Ihrer Anfrage an uns übermittelt.

Mit der Aktivierung der Checkbox und dem Absenden des Kontaktformulars erklären Sie sich gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO mit der Übermittlung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten sowie der IP-Adresse einverstanden. Verarbeitung und Speicherung der personenbezogenen Daten dienen der Beantwortung Ihrer Anfrage. Die Verwendung der IP-Adresse findet ausschließlich im Rahmen staatlicher Strafverfolgungs- und Gefahrenabwehrmaßnahmen unter Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen statt.

Bei Nutzung des Besucherservice-Kontaktformulars wird der Inhalt der Datenfelder ausschließlich dem Referat Bürgerdialog des BMWK übermittelt. Zudem erklären Sie sich mit dem Absenden der Anfrage damit einverstanden, dass Ihre Anfrage an Dritte, insbesondere an die Sicherheitsleitstelle im BMWK, weitergegeben werden kann, wenn und soweit dies für die Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich sein sollte.

Die Übermittlung der Inhalte der Kontaktformulare des BMWK erfolgt über eine verschlüsselte https-Verbindung.

Sollten wir eine Nachricht über das Kontaktformular des Besucherservice oder eine entsprechende E-Mail von Ihnen erhalten, gehen wir davon aus, dass wir zu einer Beantwortung per E-Mail berechtigt sind. Ansonsten müssen Sie uns ausdrücklich auf eine andere Art der Kommunikation hinweisen.

Die Bearbeitung Ihres Anliegens, welches Sie uns über das Kontaktformular mitgeteilt haben, erfolgt durch die Mitarbeiter/innen des Besucherservice.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz ist aufgrund seiner Aufgaben und Funktionen nach Einschätzung der Sicherheitsbehörden generell einer hohen abstrakten Gefährdung ausgesetzt. Deshalb besteht ein entsprechend hoher Schutzbedarf für alle Personen, die sich im Ministerium aufhalten. Um Ihnen den Zugang zu den Räumlichkeiten des BMWK gewähren zu können, muss das BMWK aus Sicherheitsgründen im Vorfeld des Termins den Vor- und Zunamen sowie die Geburtsdaten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer erheben. Weitere Daten, wie Einrichtung, Schulform, Klassenstufe, Verein oder Mobilitätseinschränkungen dienen zur besseren Vorbereitung des Besuchs im BMWK und sind optional. Name, Vorname und Geburtsdatum der Besucher werden aus Gründen des Geschäftsprozesses in einem IT-gestützten System gespeichert und durch Ausweiskontrolle vor Ort überprüft.

Im Besucherservice des BMWK werden die von Ihnen übermittelten Daten zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert, gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

Sollten Sie mit der Verarbeitung Ihrer Daten nicht einverstanden sein, können Sie den Kontaktvorgang bis zum Absenden jederzeit abbrechen. Es erfolgt dann keine Speicherung Ihrer Daten. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang ihres Widerrufs unberührt.

3.5 Kontaktaufnahme per Brief

Sofern Sie an das BMWK einen Brief schreiben, werden die von Ihnen übermittelten Daten (zum Beispiel: Name, Vorname, Anschrift) und die im Brief enthaltenen Informationen (gegebenenfalls von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten)
zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Dies erfolgt gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

3.6 Kontaktaufnahme per Telefax

Sofern Sie an das BMWK ein Telefax senden, werden die von Ihnen übermittelten Daten (zum Beispiel: Name, Vorname, Anschrift) und die im Telefax enthaltenen Informationen (gegebenenfalls von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert, gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt.
Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt. Eine Verarbeitung der von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten ist zum Zweck der Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich.

3.7 Kontaktaufnahme per Telefon

Wenn Sie mit einem/r Beschäftigten per Telefon Kontakt aufnehmen, werden, soweit dies erforderlich ist, personenbezogene Daten von Ihnen zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt..

3.8 Kontaktaufnahme mit dem Referat Bürgerdialog

Soweit Sie mit dem Team Bürgerdialog über die Telefonnummer 030-18615-0 oder 030-18615 6187 Kontakt aufnehmen, werden beim Team Bürgerdialog der Nachname, ggf. der Vorname, die Telefonnummer und der Tag des Anrufs erfasst. Die Postanschrift und die E-Mail-Anschrift werden nur dann erfasst, wenn sie für die weitere Kommunikation und Bearbeitung des Anliegens notwendig sind.

Die von Ihnen übermittelten Daten werden zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens gespeichert. Dies erfolgt gemäß den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie, die die Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien (GGO) ergänzt. Wir weisen Sie darauf hin, dass die Verarbeitung der Daten auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erfolgt.

3.9 Weitergabe von Anliegen bei Unzuständigkeit des BMWK

Wenn das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz für Ihr Anliegen nicht zuständig ist, kann die Weitergabe an andere Landes- und Bundesbehörden unter Wahrung des Datenschutzes ohne Einwilligung erfolgen, wenn anzunehmen ist, dass die Weitergabe zwecks Beantwortung des Anliegens im Interesse der betroffenen Person liegt und keine sensiblen personenbezogenen Daten betroffen sind (Artikel 6 Absatz 1 lit. e DSGVO i. V. m § 3 BDSG, § 25 Absatz 1 in Verbindung mit § 23 Absatz 1 Nummer 1 BDSG).

3.10 Sonstige Besucherinnen und Besucher

Das BMWK empfängt anlassbezogen Einzelpersonen. Um diesen Zugang zu den Räumlichkeiten des BMWK gewähren zu können, muss das BMWK aus Sicherheitsgründen im Vorfeld des Termins den Vor- und Zunamen sowie die Geburtsdaten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur Aufgabenerfüllung (Öffentlichkeits- beziehungsweise Facharbeit) gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG erheben.

Weitere Daten, wie Einrichtung, Schulform, Klassenstufe, Verein oder Mobilitätseinschränkungen dienen zur besseren Vorbereitung des Besuchs im BMWK und sind optional. Die Verarbeitung dieser Daten zum Zweck des Fach- oder Informationsbesuchs erfolgt auf Grundlage ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Diese können sie jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang ihres Widerrufs unberührt.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz ist aufgrund seiner Aufgaben und Funktionen nach Einschätzung der Sicherheitsbehörden generell einer hohen abstrakten Gefährdung ausgesetzt. Deshalb besteht ein entsprechend hoher Schutzbedarf für alle Personen, die sich im Ministerium aufhalten. Name, Vorname und Geburtsdatum der Besucher werden aus Gründen des Geschäftsprozesses in einem IT-gestützten System gespeichert und durch Ausweiskontrolle vor Ort überprüft.

Mit Bereitstellung der personenbezogenen Daten willigen die Besucher in die Verarbeitung für den oben genannten Zweck ein.

Die von den Besucherinnen und Besuchern des BMWK zur Verfügung gestellten personenbezogenen und im IT-gestützten System gespeicherten Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum) werden ebenso wie die zusätzlich von ihnen übermittelten Daten nach Ablauf eines Jahres gelöscht.